マイナンバーとは国民一人ひとりが持つ12桁の個人番号のことで、平成27年10月以降、住民票を有する国民一人ひとりに市区町村から通知されることになっており、その後、平成28年1月より社会保障、税、災害対策の行政手続で利用が始まります。

マイナンバーは、社会保険の手続きや税金に関する書類(扶養控除申告書や支払調書)などに記載されるため、事業主は従業員からそれぞれのマイナンバーを聞き取り、取り扱うことになります。また、マイナンバーをその内容に含む情報を「特定個人情報」といい、通常の「個人情報」に比べ、より慎重な取り扱いが求められています。

それを踏まえ、平成28年1月の導入までに事業主が準備するべきことは次のものが考えられます。

<従業員に対して>
　・マイナンバーが通知される旨と、マイナンバー提出依頼をアナウンス
　・マイナンバーを取り扱う担当者に対する研修の実施

<書式等の整備>
　・マイナンバーに関する基本方針の作成
・特定個人情報取扱規程の作成
　※従業員数100名以下の事業所は必ずしも作成する必要はありませんが、特定個人情報の取り扱いや取り扱う事務担当者などについては明確にしておく必要があります。
・就業規則の改定

　特定個人情報取扱規程には、特定個人情報の取得、保管、管理、廃棄等の各段階における安全管理方法等について記載が必要です。インターネット上では、規程のサンプルも多く見られますが、事業内容や規模にあわせた対応方法を検討し、作成する必要があります。実際のルールとは全く違う内容で、とりあえずサンプル規程をそのまま使っている事業所で、万が一、マイナンバーが漏洩した場合には、事業主の責任はより重いものになると考えられます。
　規程や書式の作成については、社会保険労務士や弁護士にご相談ください。