労務に関する書式は採用時、退職時、休職、休暇、懲戒や解雇に関する書式など様々なものがあります。その中でも採用時の書式は、トラブルを防止する上で非常に大切です。契約の内容等を書面に残すことで、何かトラブルがあった際に責任を明確化することが可能となりますので、まずは採用時の書式から整備されることをお勧めします。ここでは採用に関する書式を詳しくご説明します。

労働条件通知書　:　仕事の内容、勤務時間、給料など「あなたをこういう条件で採用します」ということを、採用した人に通知するものです。

身元保証書　:　身元保証には、採用決定者が職員としての適格性を有することを保証するという人物保証の機能と、職員が法人や医院に対し損害を発生させた場合には、損害を補填するという金銭賠償の機能があります。保証期間は最長5年です。

誓約書　:　秘密保持や賠償責任に関する誓約書です。就業規則の内容について十分な説明を実施し、その後誓約書を取得することにより、就業規則の内容を守って勤務することを約束してもらう意味もあります。近年、SNS(facebookやツイッター)によるトラブルの増加により、「SNS利用に関する誓約書」を個別に作成する法人も増えています。

通勤経路申請書　:　通勤費の確認だけでなく、合理的な通勤経路で通勤しているか、確認するためにも必要な書類です。合理的な経路及び方法で通勤していなかった場合、通勤途中の怪我等に関して労災保険での通勤災害と認められない場合があります。

なお、平成27年4月よりパートタイマー労働法が改正され、パートタイマーの労働条件通知書には「雇用管理の改善等に関する相談窓口(総務部など)」を明記することが義務付けられました。
また、平成28年1月からマイナンバー制度がスタートします。個人情報保護や秘密保持に関する誓約書は今後、ますます重要となってくると予想されます。